公司名錄
說明公司名錄包含所有專案往來的公司、組織、單位以及所有專案聯絡人的資訊。建立新專案時，專案名錄的公司及人員皆由公司名錄匯入，若有新的業主、建築師、顧問或營造商公司及人員，應先在公司名錄建立記錄，然後再匯入到專案名錄。除了維持資訊一致性，也省下重複建立記錄的作業。
功能介紹
A. 新增公司
B. 編輯公司
C. 刪除公司 (僅限草稿狀態記錄)
D. 搜尋公司
E. 製作公司名錄
F. 分享公司資訊
G. 新增聯絡人
H. 編輯聯絡人
I. 刪除聯絡人 (僅限草稿狀態記錄)
A. 新增公司
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限才可新增公司紀錄。
- 系統不可存在重複的公司記錄。在新增任何一筆公司記錄之前，務必檢查及確認公司名錄中沒有該公司的記錄。使用公司名稱查詢當前系統內類似的公司名稱以防止建立重複的記錄。
步驟1 打開 [公司記錄新增表單]
步驟2 填寫公司基本資訊
步驟3 建立公司記錄
步驟1 打開 [公司記錄新增表單]
如圖所示，展開溝通功能表，點選[+新增公司]。
必填欄位 (欄位名稱前有*者為必填欄位)
[公司註冊名稱]：填寫公司於本地官方註冊文件上所載名稱。在台灣則為公司執照所載的公司名稱。
[公司譯名]：填寫公司註冊名稱之譯名，如中文、英文或其他地區語言譯名。
例如：啟登國際有限公司 (公司註冊名稱) / Bravo International Inc. (公司譯名)。
提示：為避免建立重複的公司記錄，當新增或修改公司記錄時，系統會檢查公司名稱是否重複。然而有時同一公司有多種稱呼方式，系統無法判別是否重複。因此，系統提供[檢查]功能，使用者務必先以公司註冊名稱或譯名關鍵字搜尋類似名稱公司，判別是否公司記錄已存在，以避免重複。
例如：啟登國際 / Bravointl 分別為啟登國際有限公司之中英簡稱。該公司有員工名為郭台明 Terry Kuo。在系統顯示該人員為：[郭台明 Terry Kuo (啟登國際 Bravointl)]。
[電話號碼]：系統可儲存公司主要及次要電話號碼。
系統並無硬性規定電話號碼格式，使用者應遵循其公司規定，使用一致的格式。
例如：+886 2 2641 2682。
[地址] / [地址譯名]：填寫本地及境外連絡所需語言之地址，可擇一或兩者都填。
非必填欄位
[傳真號碼]：系統可儲存公司主要及次要傳真號碼。
[公司網站]：公司官方網站。
[公司電郵]：公司官方電子郵件信箱。
[城市]：公司所在城市及譯名，可擇一或兩者都填。
[省(州)]：公司所在省 (州)及譯名，可擇一或兩者都填。
[國家]：公司所在國家及譯名，可擇一或兩者都填。
[統一編號]：台灣地區公司填寫統一編號，境外公司可填寫稅籍編號。
[營業內容]：簡述公司營業內容或項目，例如：營建管理顧問、專案管理資訊系統。
[公司附註]：若此公司記錄有部分資訊尚待補正，可於此註記。
[備註]：與此公司記錄相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。
勾選框欄位
[已結束營業?]：勾選表示此公司已歇業或解散。
[無營業?]：勾選表示此公司存在，但目前已無營業。
[取消?]：勾選表示此紀錄已無效，不應再使用。被取消的公司在資料網格內會以淺灰字並有
提示：被勾選取消的公司，不會出現在[專案名錄]選擇公司的下拉框選單中。
[記錄鎖定?]：勾選此框後，該筆公司資料僅能由具有管理員權限之使用者修改，即使具有操作員權限的使用者仍無法修改記錄鎖定的公司資料。
[草稿狀態?]：新增公司資料時，系統預設勾選此框，在記錄建立後，用戶可刪除草稿記錄。當取消勾選此核取框時，系統詢問您是否確定要將該筆資料轉為正式記錄，以後無法刪除。
提示：資料網格預設將草稿狀態的記錄置於最前面。
下拉框選單
下拉框選單使用於公司屬性設置，用戶可自行定義下拉框選擇項目。
[產業]：選取公司產業類型 (例如：營造業、觀光業、製造業等 )。
[產業角色]：選取公司產業角色 (例如：開發商、建築師、承包商等 )。
[公司類型] / [公司群組] / [公司類別]：系統提供三種不同的分類欄位，使用者可依該專案／公司的特性或習慣使用。
步驟3 建立公司記錄
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[新增]按鈕建立公司記錄。成功建立記錄後，系統會自動打開剛才新增的公司表單，讓用戶檢視或修改。
B. 編輯公司
考量事項
- 公司資料僅能由該公司記錄的建立者或具有管理員權限的用戶修改。
- 若公司的[記錄鎖定]欄位被勾取，則只有具有管理員權限的用戶才能修改。
打開公司資料表，具有編輯權限用戶可看到[編輯公司]按鈕，按下後可打開公司記錄編輯表單。
提示：將此公司記錄單獨開啟於新分頁中將可加快系統處理速度。
C. 刪除公司 (僅限草稿狀態記錄 )
考量事項
- 當公司記錄為草稿狀態時才可由記錄建立者或管理員刪除。
- 系統無法刪除非草稿 ( 正式 ) 記錄。若某公司記錄已失效，則可勾選[取消]以表示此公司記錄不再使用。
打開公司資料表，按下右上角的[刪除]按鈕。
提示：記錄刪除後無法復原。
D. 搜尋公司
考量事項
- 若用戶權限為[禁止進入]，該使用者進入[公司名錄]頁面時，只能看見自己的公司。
- 可在資料網格快速搜尋列輸入各欄位查詢值，或是由全功能篩選器對公司資料表單上所有欄位搜尋。
請參照[共同基本操作]。
E. 製作公司名錄
說明
參考下圖所示可製作公司名錄，顯示公司及連絡人。可依需要調整欄位順序及寬度。
步驟：
請參照[基礎操作]。
F. 分享公司資訊
說明
利用[撰寫郵件]功能，可將公司記錄連結以電子郵件傳送給其他使用者。
步驟：
請參照[共同基本操作]。
G. 新增聯絡人
考量事項
- 用戶必須在[公司名錄聯絡人]頁面具備操作員權限才可新增聯絡人紀錄。
- 公司記錄處於草稿狀態時，無法新增聯絡人。
- 公司記錄一旦儲存為正式記錄時，系統會自動產生一筆以公司簡稱命名的聯絡人記錄，且排序號為00，並帶入公司電話、傳真及電子郵件等資訊。
- 同公司內不可存在相同的聯絡人記錄。在新增任何一筆聯絡人記錄之前，應使用聯絡人姓名查詢當前公司內相似的人員名稱以防止建立重複的記錄。
步驟1 打開 [聯絡人記錄新增表單]
步驟2 填寫聯絡人基本資訊
步驟3 建立聯絡人記錄
步驟1 打開[聯絡人記錄新增表單]
打開公司資料表，按下左側[聯絡人]按鈕移至下方聯絡人表單，並按下聯絡人表單內左上方的[+建立聯絡人]按鈕，打開聯絡人紀錄新增表單。
步驟2 填寫聯絡人基本資訊。
必填欄位 (欄位名稱前有*者為必填欄位)
[聯絡人身分證姓名]：填寫聯絡人於身分證所載姓名。
[姓名譯名]：填寫聯絡人姓名之譯名，如中文、英文或其他地區語言譯名。
例如：郭台明 ( 聯絡人身分證姓名) / Terry Kuo ( 姓名譯名)
提示：為避免建立重複的聯絡人記錄，當新增或修改聯絡人記錄時，系統會自動檢查聯絡人姓名或譯名是否重複。然而有時同一聯絡人有多種稱呼方式，系統無法判別是否重複。因此，系統提供[檢查]功能，使用者務必先以聯絡人姓名關鍵字搜尋類似名稱聯絡人，判別該人員記錄是否存在，以避免重複。
非必填欄位
[別名(暱稱)]：聯絡人慣用別名或暱稱。如同聯絡人姓名提供雙語欄位，可擇一或兩者都填。
[公司職位名稱] / [職位譯名]：填寫聯絡人職位名稱及譯名，可擇一或兩者都填。
[排序號]：排序號會影響該筆聯絡人記錄在公司聯絡人表單內的顯示順序，可依聯絡人職位做編排。若無填寫排序號的聯絡人記錄則會顯示於聯絡人表單頂部。
[電話號碼]：填寫聯絡人主要電話號碼。
系統並無硬性規定電話號碼格式，使用者應遵循其公司規定，使用一致的格式。
例如：+886 2 2641 2682。
[傳真號碼]：填寫聯絡人主要傳真號碼。
[行動電話]：系統可儲存聯絡人主要及次要行動電話號碼。
[電郵帳號]：系統可儲存聯絡人主要及次要電子郵件帳號。
提示：第二個電子郵件帳號地址不會在撰寫郵件或自動通知郵件中添加於收件人郵件地址清單。
[電郵帳號]：系統可儲存聯絡人主要及次要電子郵件帳號。
[到職日] / [離職日]：可手動填寫或按下右側月曆圖示點選日期。
[職務歷史]：填寫聯絡人職務歷史。
[聯絡人附註]：若此聯絡人紀錄有部分資訊尚待補正，可於此註記。
[備註]：與此聯絡人相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。
下拉框選單
下拉框選單使用於聯絡人屬性設置，用戶可自行定義下拉框選擇項目。
[尊稱]：選取聯絡人尊稱 (例如：先生、女士等 )。
勾選框欄位
[是主要聯繫人? ]：勾選表示此人員為公司主要聯絡人。
[不在職? ]：勾選表示此人員已離職。
[取消? ]：勾選表示此紀錄已無效，不應再使用。被取消的聯絡人在資料網格內會以淺灰字並有
提示：被勾選取消的聯絡人，不會出現在[專案聯絡人]選擇人員的下拉框選單中。
[記錄鎖定? ]：勾選此框後，該筆聯絡人記錄僅能由具有管理員權限之使用者修改，即使具有操作員權限的使用者仍無法修改記錄鎖定的聯絡人記錄。
[草稿狀態? ]：新增聯絡人資料時，系統預設勾選此框，在記錄建立後，用戶仍可刪除草稿記錄。當取消勾選此核取框時，系統詢問您是否確定要將該筆資料轉為正式記錄，以後無法刪除。
提示：資料網格預設將草稿狀態的記錄置於最前面。
步驟3 建立聯絡人記錄
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[新增]按鈕建立聯絡人記錄。
H. 編輯聯絡人
考量事項
- 聯絡人資料僅能由記錄的建立者及具有管理員權限的用戶修改。
- 若聯絡人的[記錄鎖定]欄位被勾取，則只有具有管理員權限的用戶才能修改。
打開公司資料表，按下左側[聯絡人]按鈕移至下方聯絡人表單。具有編輯權限用戶可按下聯絡人記錄左側的鉛筆圖示，或是展開聯絡人表單後按下[編輯聯絡人]按鈕。
打開聯絡人記錄編輯表單並編輯欲修改欄位，完成後按下表單下方[更新聯絡人記錄]按鈕。
I. 刪除聯絡人 (僅限草稿狀態記錄 )
考量事項
- 當聯絡人記錄為草稿狀態時才可由記錄建立者或管理員刪除。
- 系統無法刪除非草稿 ( 正式 )記錄。若某聯絡人記錄已失效，則可勾選[取消]以表示此聯絡人記錄不再使用。
打開公司資料表並移至下方聯絡人表單，按下欲刪除聯絡人記錄左側的紅色叉叉圖示。
系統會跳出確認對話框，按下OK後系統立即刪除記錄，按下Cancel則取消刪除動作。
提示：記錄刪除後無法復原
更新日期 ：2020/03/16
