工程諮詢記錄 (RFI)-協同作業模式
說明
工程諮詢記錄模組包含施工階段中，廠商所提出的所有問題諮詢，以及設計單位或業主所提供的回覆。在協同作業中，使用者會依各專案角色不同進入不同頁面對記錄進行新增、編輯、回覆，並搭配自動通知郵件提醒使用者記錄更新狀況，使記錄能更便於追蹤，並達成資訊一致性。
頁面介紹
使用者會依專案角色及權限不同而顯示不同頁面
A.工程諮詢記錄
B.工程諮詢傳遞名單
C.工程諮詢 – 提問人頁面
D.工程諮詢 – PM頁面
E.工程諮詢 – 回覆人頁面
A.工程諮詢記錄
說明
此模組包含所有標段的工程咨詢記錄，可供有需要的專案人員進行查找。但不具新增、編輯功能，若需新增記錄請至[C - a.新增工程諮詢記錄]。
功能介紹
a. 搜尋工程咨詢記錄
b. 分享工程咨詢記錄
a. 搜尋工程咨詢記錄
考量事項
- 用戶必須具備讀取資料以上權限才可進行搜尋。
請參照[共同基本操作]。
b. 分享工程咨詢記錄
說明
利用[撰寫郵件]功能，可將工程咨詢記錄連結以電子郵件傳送給其他使用者。
步驟：
請參照[共同基本操作]。
B.工程諮詢傳遞名單
說明
工程諮詢傳遞名單包含所有工程咨詢記錄中的傳遞人員，讓使用者能夠跨多筆記錄查找傳遞人員。
功能介紹
a. 搜尋傳遞人員
a. 搜尋傳遞人員
考量事項
- 用戶必須具備讀取資料以上權限才可進行搜尋。
請參照[共同基本操作]。
C. 工程諮詢 – 提問人頁面
說明
提問人頁面包含該廠商承攬標段內的所有工程諮詢記錄，並可供用戶新增記錄以詢問業主或設計單位。建立記錄時，應將每個問題都各別建立一筆記錄，讓用戶日後能方便查找及追蹤進度。
功能介紹
a. 新增工程諮詢記錄
b. 編輯工程諮詢記錄
c. 刪除工程諮詢記錄(僅限RFI尚未正式提交時)
a. 新增工程諮詢記錄
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限才可新增工程諮詢記錄。
- 為避免資訊混淆，一筆工程諮詢記錄應只提出一個問題。若有多筆問題須提送，應對每筆問題都各別建立記錄。
步驟1 打開[工程咨詢記錄新增表單]
步驟2 填寫工程咨詢表單資訊
步驟3 建立工程咨詢記錄
步驟1 打開[工程咨詢記錄新增表單]
如圖所示，展開[工程文件]功能表，點選[+新增工程諮詢 – 提問人頁面]。
步驟2 填寫工程咨詢表單資訊
必填欄位 (欄位名稱前有*者為必填欄位)
[標段]：僅會顯示用戶承攬標段，若僅承攬一個標段則系統會自動選定此標段。
[專業]：選取該問題所屬專業 (例如：建築、結構、空調等)，若下拉框選單中未出現所需專業，請先至[工程屬性設置]模組中新增。
提示：當用戶在專案設定中選擇將專業代碼放入自動編號時，[專業]才為必填欄位。
[RFI編號 (自動)]：系統會依專案設定自動生成該筆記錄的RFI編號。若須查詢RFI編號方式，可至[專案首頁]中的[專案設定]裡查詢。
提示：記錄尚未按下[提送]按鈕時，系統會生成草稿RFI編號。當用戶按下[建立]時，便會轉為正式RFI編號。
[提送日期]：系統會自動填寫新增記錄當天日期做為提送日期。
[需要日期]：系統會依專案設定的RFI回覆天數自動載入日期，用戶也可自行輸入或按下右方日曆圖示點選日期。
[提問人]：系統預設為記錄建立者，用戶也可於下拉框選單中選擇提問人。
[標題/Title]：填寫該工程諮詢標題，並提供雙語欄位，可兩者都填，或則一填寫。
[問題]：填寫該工程諮詢問題內容，並可插入多筆檔案及照片。
非必填欄位
[主要工程會工項編碼]：填寫該工程諮詢主要的工程會工項編碼。
[相關工程會工項編碼]：填寫與該工程諮詢相關的工程會工項編碼。
[關聯RFI編號]：填寫與此筆記錄相關的RFI編號。
下拉框欄位
下拉框選單使用於[工程諮詢屬性設置]，用戶可自行定義下拉框選擇項目。
[工程區段]：選取該問題所屬工程區段。
[類別/類型/群組]：系統提供三種不同的分類欄位，使用者可依該專案特性或習慣使用。
傳遞人員子表單
用戶應在此表單中勾選專案訂定的聯繫窗口，至少需勾選一名人員。
按下左上方[+新增聯絡人]，在下拉框選單中選擇需回覆此筆工程諮詢的聯絡人員，勾選完按下[新增]。
若要取消所選聯絡人，可按下該人員左側的紅色叉叉按鈕刪除此人員。
步驟3 建立工程咨詢記錄
若資料尚未填寫完畢，可按下表單最下方[存為草稿]，於之後繼續編輯。待表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[提交]按鈕建立工程諮詢記錄，此時系統會傳送自動通知郵件至提問人及傳遞人員的電子信箱。
成功建立記錄後，系統會自動打開剛才新增的工程諮詢記錄表單，讓用戶檢視或修改。
提示：資料經提交確認後即不可再修改，如需修改請聯繫PM人員進行退回。
RFI自動通知郵件：
b.編輯工程諮詢記錄
考量事項
- 工程諮詢記錄於提問人頁面只有在記錄尚未提交或被PM人員退回時才可進行編輯。
- 記錄正式提交後即不可再修改，如需修改請聯繫PM人員進行退回。
步驟：
打開工程諮詢資料表，按下[編輯]按鈕後可打開工程諮詢記錄編輯表單。
提示：將此工程諮詢記錄單獨開啟於新分頁中將可加快系統處理速度。
c.刪除工程諮詢記錄(僅限RFI尚未正式提交時)
考量事項
- 當工程諮詢記錄尚未正式提交時才可由記錄建立者或管理員刪除。
- 系統無法刪除已提交的工程諮詢記錄。若某工程諮詢記錄已失效，則需在[工程諮詢 – PM頁面]勾選[取消]已表示此記錄不再使用。
步驟：
打開工程諮詢資料表，按下右上角的[刪除]按鈕。
提示：記錄刪除後無法復原。
D.工程諮詢 – PM頁面
說明
PM頁面可供PM人員編輯表單、退回問題或回覆給提問人及回覆人、選擇傳遞人員及填寫最終回覆。同時系統會依據需要日期，在資料網格的記錄左側顯示不同顏色的色塊提醒用戶追蹤記錄，也能從專案儀表板中顯示負責RFI的進度，用戶可點選連結直接進入頁面編輯。
功能介紹
a. 開啟及編輯工程諮詢記錄
a. 開啟及編輯工程諮詢記錄
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限並存在於此筆記錄的傳遞人員名單或負責人員欄位中才可編輯工程諮詢記錄。
- PM人員進入編輯頁面時，為維護資料正確性，只能對特定欄位進行編輯。
步驟1 開啟工程諮詢記錄
步驟2 編輯工程諮詢記錄
步驟1 開啟工程諮詢記錄
按下自動通知郵件底部的[PM頁面連結網址]，登入系統後可直接打開此筆記錄。
步驟2 編輯工程諮詢記錄
按下[編輯]按鈕後可打開工程諮詢記錄編輯表單。
[*負責人員]：選取此筆工程諮詢記錄的負責人員，負責後續記錄追蹤作業。
提示：該下拉框選單中顯示的人員名單為在此頁面具操作員以上權限的用戶。
[取消？]：勾選表示此記錄無效，不應再使用。被取消的記錄在資料網格內會以淺灰字並有刪除線樣式呈現。
[結案？]：勾選此框後，該筆工程諮詢記錄僅能由具有管理員權限之使用者修改，即使具有操作員權限的使用者仍無法修改已結案的記錄。
提示：勾選結案的記錄，不會在資料網格上繼續顯示到期色塊。
[退回理由]：提問人所提交的問題有誤或提問人申請修正時，PM人員可將問題退回給提問人，並於此欄位填寫退回原因。填寫完畢後按下表單下方[退回予提問人]按鈕，系統將發送自動通知信件給提問人通知重新編輯問題。
提示：被退回的問題會在問題欄位下方顯示退回歷程。
[答覆內容]：收到回覆人送出的答案後，PM人員可從此選出問題回覆，統整後於此欄位填寫該問題的正式回覆。
[RFI 附註]：若此工程諮詢記錄有部分資訊尚待補正，可於此註記。
[備註]：與此工程諮詢記錄相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。
傳遞人員子表單：
PM人員可新增、刪除及設定回覆人員屬性，並可透過子表單上方按鈕快速完成設定。
[移除全部提問公司人員]：在記錄被PM正式回覆前，提問人不應接收到回覆人員的意見通知。PM人員可按下此按鈕來移除傳遞欄位中所有提問者的公司成員。
[移除選擇人員]：使用者可勾選傳遞欄位裡人員名稱左側的核取框，再按下此按鈕以移除傳遞人員。也可以直接按下人員名稱左側的紅色叉叉圖示移除個別人員。
提示：系統無法移除已填寫回覆的傳遞人員。
[指定回應期限]：按下此按鈕可打開對話框批次設定傳遞人員的回覆截止日期。
新增聯絡人：請參照[C - a.新增工程諮詢記錄]
提示：PM人員新增傳遞聯絡人時需利用[撰寫郵件]功能通知人員進行回覆。
編輯聯絡人：按下傳遞人員左側的鉛筆圖示以打開回覆人記錄編輯表單。
[主要回覆人?]：勾選表示該人員為此筆工程諮詢記錄的主要回覆人。
[退回理由]：回覆人意見有誤或申請修正時，PM人員可將該回覆退回給回覆人，並於此欄位填寫退回原因。填寫完畢後按下表單下方[退回回覆人]按鈕，系統將發送自動通知信件給回覆人通知重新編輯回覆。
最終文件
當獲得最終回覆時，可將此筆記錄製作成最終報表，並依檔案格式上傳至此欄位。
[上傳電子檔 (PDF)]：可用選擇或拖拉方式上傳該工程諮詢記錄的最終PDF檔案，上傳成功後會在資料網格的該筆工程諮詢記錄左側出現檔案圖示，用戶可直接按下圖示下載最終檔案。
[上傳壓縮檔案 (ZIP)]：可用選擇或拖拉方式上傳該工程諮詢記錄的最終ZIP檔案，上傳成功後會在資料網格的該筆發包工程諮詢左側出現檔案圖示，用戶可直接按下圖示下載最終檔案。
表單其餘欄位請參照[C - a.新增工程諮詢記錄]
若表單資料尚未填寫完畢，可按下下方[更新]按鈕儲存現有資料，待填寫完正式答覆內容後，可按下[答覆]按鈕，發送自動通知信件至提問人、負責人員及傳遞人員的電子信箱，完成此筆工程諮詢記錄。
E. 工程諮詢 – 回覆人頁面
說明
回覆人頁面顯示所有在傳遞欄位有包含該用戶的工程咨詢記錄，可供業主或設計單位對記錄進行意見回覆。且正式提交的意見不可再修改，如需修正回覆應聯絡負責人員進行退回，同時系統會依據需要日期，在記錄左側顯示不同顏色的色塊提醒用戶填寫回覆，也能從專案儀表板中顯示等待回應的RFI到期天數，用戶可點選連結直接進入頁面編輯。
功能介紹
a. 填寫回覆意見
b. 編輯回覆意見
a. 填寫回覆意見
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限並存在於此筆記錄的傳遞人員名單上才可填寫回覆意見。
步驟：
按下自動通知郵件底部的[RFI 回覆人頁面]，登入系統後直接進入此筆記錄。
[備註]：與此工程諮詢記錄相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。
若表單資料尚未填寫完畢，可按下下方[存為草稿]按鈕供日後繼續編輯。待填寫完意見回覆後，可按下[提交]按鈕，系統發送自動通知信件至傳遞人員及負責人員的電子信箱，且無法再編輯此回覆。
b. 編輯回覆意見
考量事項
- 工程諮詢記錄於回覆人頁面時只有在草稿狀態或回覆被PM人員退回時才可進行編輯，如需修改已提交的回覆，請聯繫負責人員進行退回。
步驟：
打開工程諮詢資料表，移至表單下方的傳遞欄位，點選使用者姓名左側的鉛筆圖示，可打開RFI 回覆人記錄編輯表單。
提示：被退回的回覆在表單下方會顯示退回歷程。
更新日期 : 2019/06/20
