專案檔案傳送記錄
說明
專案檔案傳送記錄可供用戶存放該專案的參考資料、討論過程中的各項文件及檔案，或不屬其他功能模組內的檔案，並可透過郵件傳送連結給其他專案用戶瀏覽及下載。
功能介紹
A.新增專案檔案傳送記錄
B.編輯專案檔案傳送記錄
C.刪除專案檔案傳送記錄(僅限草稿狀態記錄)
D.搜尋專案檔案傳送記錄
E.分享專案檔案傳送記錄
A.新增專案檔案傳送記錄
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限才可新增專案檔案傳送記錄。
步驟1 打開傳送記錄新增表單
步驟2 填寫表單資訊
步驟3 建立專案檔案傳送記錄
步驟1 打開傳送記錄新增表單
如圖所示，點選[+新增專案檔案傳送記錄]
步驟2 填寫表單資訊
必填欄位(欄位名稱前有*者為必填欄位)
[發送人]：系統自動帶入資料建立者的姓名作為發送人。
[發出單位]：系統自動帶入資料建立者的所屬公司作為發出單位。
[傳送記錄序號(Auto)]：系統會自動生成該筆記錄的編號。在草稿狀態時，系統會生成草稿傳送記錄序號，一旦取消勾選草稿核取框，便會轉為正式序號。
[傳送日期]：系統自動帶入記錄建立當天的日期。
[主旨/Subject]：填寫該筆檔案傳送記錄主旨，系統提供雙語欄位，可兩者都填，或則一填寫。
非必填欄位
[作者編號]：可於此填寫該檔案原有編號，或作者慣用的編號格式。
[目的]/[類別]/[類型]/[群組]：系統提供多種不同的分類方式，使用者可依該專案特性或習慣使用。
[取消?]：勾選表示此記錄無效，不應再使用。被取消的記錄在資料網格內會以淺灰字並有
[草稿?]：新增檔案傳送記錄時，系統預設勾選此框，在記錄建立後，用戶仍可刪除草稿記錄。當取消勾選此核取框時，系統詢問您是否確定要將該筆資料轉為正式記錄，以後無法刪除。
[內容(說明)]：填寫該記錄相關說明，並可於此放入多筆檔案及圖片，檔案插入方式請參照[共同基本操作]。
[傳遞]：
提示：用戶可直接在下拉框選單內輸入人員關鍵字，並一次選擇多位人員，加速選擇時間。
[附註]：若此檔案傳送記錄有部分資訊尚待補正，可於此註記。
[備註]：與此記錄相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。
步驟3 建立專案檔案傳送記錄
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[新增]按鈕建立檔案傳送記錄。成功建立記錄後，系統會自動打開剛才新增的表單，讓用戶檢視或修改。
B.編輯專案檔案傳送記錄
考量事項
- 檔案傳送記錄僅能由該記錄的建立者或具有管理員權限的用戶修改。
步驟
打開傳送記錄資料表，具有編輯權限用戶可看到[編輯]按鈕，按下後可打開傳送記錄編輯表單。
編輯欲修改欄位，完成後按下表單下方[更新]按鈕。
提示：將此傳送記錄表單單獨開啟於新分頁中將可加快系統處理速度。
C.刪除專案檔案傳送記錄(僅限草稿狀態記錄)
考量事項
- 當檔案傳送記錄為草稿狀態時才可由記錄建立者或管理員刪除。
- 系統無法刪除非草稿 (正式)記錄。若某檔案傳送記錄已失效，則可勾選[取消]以表示此記錄不再使用。
步驟
打開傳送記錄資料表，按下右上角的[刪除]按鈕。
提示：記錄刪除後無法復原。
D.搜尋專案檔案傳送記錄
考量事項
- 可在資料網格快速搜尋列輸入各欄位查詢值，或是由全功能篩選器對傳送記錄資料表單上所有欄位搜尋。
步驟
請參照[共同基本操作]。
E.分享專案檔案傳送記錄
說明
利用[撰寫郵件]功能，可將檔案傳送記錄連結以電子郵件傳送給其他使用者。
請參照[共同基本操作]。
更新日期: 2019/10/09
