不合格通知書記錄-協同作業模式
說明
不合格通知書記錄模組中包含施工過程中開出的各項缺失及承包商的改善情形。在協同作業中，使用者會依各專案角色不同進入不同頁面對記錄進行新增、編輯、回覆，並搭配自動通知郵件提醒使用者記錄更新狀況，使記錄能更便於追蹤。
頁面介紹
使用者會依專案角色及權限不同而顯示不同頁面
A.不合格通知書記錄
B.不合格通知書 – 作者頁面
C.不合格通知書 – 回覆人頁面
A.不合格通知書記錄
說明
功能介紹
a. 搜尋不合格通知書記錄
b. 分享不合格通知書記錄
a.搜尋不合格通知書記錄
考量事項
- 用戶必須具備讀取資料以上權限才可進行搜尋。
請參照[基礎操作]。
b.分享不合格通知書記錄
說明
利用[撰寫郵件]功能，可將不合格通知書記錄連結以電子郵件傳送給其他使用者。
步驟：
請參照[基礎操作]。
B.不合格通知書 – 作者頁面
說明
作者頁面供業主、設計師或顧問對承包商提出各項工程缺失。建立記錄時，應將每筆缺失都各別建立一筆記錄，讓用戶日後能方便查找及追蹤進度。
功能介紹
a. 新增不合格通知書記錄
b. 編輯不合格通知書記錄
c. 刪除不合格通知書記錄(僅限NCR尚未正式提交時)
d. 退回承包商回覆或填寫改正說明
a. 新增不合格通知書記錄
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限才可新增不合格通知書記錄。
- 為避免資訊混淆，一筆NCR記錄應只提出一項缺失。當有多項缺失需提送時，應對每項缺失個別建立記錄。
步驟1 打開[不合格通知書記錄新增表單]
步驟2 填寫表單資訊
步驟3 建立不合格通知書記錄
步驟1 打開[不合格通知書記錄新增表單]
如圖所示，展開[品質與安全]功能表，點選[+新增不合格通知書-作者頁面]。
步驟2 填寫表單資訊
必填欄位(欄位名稱前有*者為必填欄位)
[標段]：於下拉選單中選擇應改善的標段。
[標段聯絡人]：選擇完標段後，用戶可於此欄位中選擇該標段承攬公司中的人員。
[撰寫標段]：僅會顯示建立記錄的用戶承攬標段，若僅承攬一個標段則系統會自動選定該標段。
[作者]：系統預設為記錄建立者，用戶也可於下拉框選單中選擇同公司內的其他聯絡人為作者。
[NCR編號]：當專案設定為自動編號時，系統會依設定自動生成該筆記錄的NCR編號。若無則需由用戶依其公司規定填寫該筆NCR編號。
提示：記錄尚未按下[提送]按鈕時，系統會生成草稿NCR編號。當用戶按下[提交]按鈕時，便會轉為正式NCR編號。
[回覆期限]：填寫承包商回覆期限，系統會先依專案設定帶入預設日期，用戶也可自行輸入或按下右方日曆圖示更改日期。
[標題/Title]：填寫NCR標題，並提供雙語欄位，可兩者都填，或擇一填寫。
[內容(說明) ]：填寫該缺失內容說明，並可插入多筆檔案及照片。
[負責人員]：選取此筆NCR的負責人員，負責後續記錄維護作業。
提示：該下拉框選單中顯示的人員名單為在此頁面具操作員以上權限的用戶。
非必填欄位
[NCR第2編號]：當用戶對該記錄有自行訂定編號時，可將該編號填寫於此。
[更正期限]：填寫該NCR更正期限。
[完成日期]：填寫該NCR完成日期。
[地點說明]：填寫該NCR發生地點。
[計價影響說明]：當該缺失有影響到計價時，可於此說明影響範圍。
[時程影響說明]：當該缺失有影響到時程時，可於此說明影響範圍。
[附註]：若該NCR有部分資訊尚待補正，可於此註記。
[備註]：與該NCR相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。
下拉框欄位
[起源於工程檢驗記錄]：選擇該NCR記錄所連結的工程檢驗記錄。
提示：下拉選單中會出現所選標段中的工程檢驗記錄。
[場所/樓層/施工分區]：系統提供三種地點欄位，使用者可依專案特性自行至屬性表單進行定義。
[工程區段]：選擇該記錄所屬工程區段。
[專業]：選擇該記錄所屬專業(例如：建築、結構、空調等)。
[工項]：選擇該記錄所屬工項。
[類別/類型/群組]：系統提供三種不同的分類欄位，使用者可以該專案特性或習慣使用。
核取框欄位
[已改正]：勾選表示該缺失已改正。
[急件]：勾選表示該記錄為急件，應儘速處理。
[取消]：勾選表示該記錄無效，不應再使用。被取消的記錄在資料網格內會以淺灰色並有刪除線樣式呈現。
[結案]：勾選此框後，該筆記錄僅能由具有管理員權限之使用者修改，即使具有操作員權限的使用者仍無法修改已結案的記錄。
[影響計價]：勾選表示該缺失有影響計價。
[時程影響]：勾選表示該缺失有影響時程。
[傳遞人員]：用戶應在此勾選發生該缺失的標段聯繫人或相關人員，系統會在正式提交記錄時發送自動通知郵件給傳遞人員。
按下左上方[+新增聯絡人]，在下拉框選單中選擇需回覆該缺失的聯絡人員或記錄相關人員，勾選完按下[新增]。
提示：用戶可直接在下拉框選單內輸入人員關鍵字，並一次選擇多位人員，加速選擇時間。
若要取消所選聯絡人，可按下該人員左側的紅色叉叉按鈕刪除此人員。
步驟3 建立不合格通知書記錄
若資料尚未填寫完畢，可按下表單最下方[存為草稿]，於之後繼續編輯。待表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[提交]按鈕建立NCR記錄，此時系統會傳送自動通知郵件至提問人及傳遞人員的電子信箱。
成功建立記錄後，系統會自動打開剛才新增的NCR表單，讓用戶檢視。
b. 編輯不合格通知書記錄
考量事項
- 當不合格通知書記錄尚未填寫完畢時，可先存為草稿並於之後繼續編輯。
- 當不合格通知書已正式提交時，可參照[d.退回承包商回覆或填寫改正說明]。
步驟：
打開不合格通知書資料表，按下[編輯]按鈕後可打開不合格通知書記錄編輯表單。
提示：將此不合格通知書記錄單獨開啟於新分頁中將可加快系統處理速度。
c. 刪除不合格通知書記錄(僅限NCR尚未正式提交時)
考量事項
- 當不合格通知書記錄尚未正式提交時才可由記錄建立者或管理員刪除。
- 系統無法刪除已提交的不合格通知書記錄。若某不合格通知書記錄已失效，則需勾選[取消]已表示此記錄不再使用。
步驟：
打開不合格通知書資料表，按下右上角[刪除]按鈕。
d.退回承包商回覆或填寫改正說明
說明
當承包商已回覆該不合格通知書記錄時，記錄作者、負責人員及管理員可於編輯表單內對承包商回覆填寫改正說明或退回回覆。
步驟：
打開不合格通知書資料表，按下[編輯]按鈕後可打開不合格通知書記錄編輯表單。
[退回理由]：承包商回覆內容仍有缺失或申請修正時，有編輯權限用戶可進入編輯表單並於此填寫退回理由，填寫完畢後按下[更新]按鈕即退回給承包商。
提示：退回的記錄會顯示在退回歷程內。
[缺失改正說明]：收到承包商的缺失改正後，可於此進行總結並勾選[結案]核取框。
最終文件
當表單欄位填寫完畢時，可利用[表單預覽列印]功能將該表單製作成PDF文件，再放入該欄位中。當有多筆檔案時，可將其製作成ZIP壓縮檔再上傳。
[上傳電子檔(PDF)]/[上傳電子檔(ZIP)]:可用選擇或拖拉方式上傳該NCR的最終檔案，上傳成功後會在資料網格的該筆記錄左側出現檔案圖示，用戶可直接按下圖示下載檔案。
C.不合格通知書 – 回覆人頁面
說明
回覆人頁面顯示所有在傳遞欄位上有包含該用戶的不合格通知書記錄，供承包商進行缺失改善說明。正式提交後的意見不可再修改，如需修正回覆應聯繫負責人員進行退回，同時系統會依據改善期限，在記錄左側顯示不同顏色的色塊提醒用戶進行回覆。
功能介紹
a. 填寫回覆內容
a. 填寫回覆內容
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限並存在於此筆記錄的傳遞人員名單上才可填寫回覆意見。
步驟：
按下自動通知郵件底部的[不合格通知書回覆人頁面]連結，登入系統後直接進入此筆記錄。
提示：被退回的回覆會顯示於下方退回歷程中，回覆人可依退回理由重新填寫新回覆。
更新日期 : 2019/12/25
