送審-協同作業模式
說明
送審模組中包含所有承包商提出之送審記錄，建立記錄時，應先新增送審項目，再於項目中建立各版次記錄。在協同作業中，使用者會依各專案角色不同進入不同頁面對記錄進行新增、編輯、回覆，並搭配自動通知郵件提醒使用者記錄更新狀況，使記錄能更便於追蹤，並達成資訊一致性。
頁面介紹
A. 送審記錄/送審版次記錄/送審傳遞名單
B. 送審項目登錄-送審人頁面/送審項目登錄-PM頁面
C. 送審項目版次-送審人頁面
D. 送審項目版次- PM頁面
E. 送審項目版次-審查人頁面
A.送審記錄/送審版次記錄/送審傳遞名單
說明
該頁面分別包含所有標段的送審項目、送審版次、送審傳遞人員名單記錄，可供有需要的專案人員進行查找。但不具新增、編輯功能，若須新增記錄請至[B-a. 新增送審記錄]或[C-a.新增送審版次記錄]。
功能介紹
a. 搜尋送審記錄
b. 分享送審記錄
a.搜尋送審記錄
考量事項
- 用戶必須具備讀取資料以上權限才可進行搜尋。
步驟
請參照[共同基本操作]。
b.分享送審記錄
說明
利用[撰寫郵件]功能，可將送審記錄連結以電子郵件傳送給其他使用者。
步驟
請參照[共同基本操作]。
B. 送審項目登錄-送審人頁面/送審項目登錄-PM頁面
說明
依專案角色不同分成兩個頁面，可讓用戶於此新增、編輯及刪除送審項目記錄。建立記錄時，應依送審內容分別建立不同項目，以便日後進行版次管理及維護。
功能介紹
a. 新增送審記錄
b. 編輯送審記錄
c. 刪除送審記錄(僅限送審為草稿狀態記錄)
a.新增送審記錄
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限才可新增送審記錄。
- 新增送審項目時系統不會發送自動通知郵件，若需進行通知可使用[撰寫郵件]功能。
步驟1 打開[送審項目記錄新增表單]
步驟2 填寫送審表單資訊
步驟3 建立送審項目記錄
步驟1 打開[送審項目記錄新增表單]
如圖所示，展開[工程文件]功能表，點選[+新增送審項目-送審人頁面]或是[+新增送審項目-PM頁面]。
步驟2 填寫送審表單資訊
步驟3 建立送審項目記錄
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[新增]按鈕建立送審項目記錄。成功建立記錄後，系統會自動打開剛才新增的送審記錄表單，讓用戶檢視或修改。
b.編輯送審記錄
考量事項
- 送審記錄僅能由該記錄的建立者、負責人員，或具有管理員權限的用戶修改。
- 若送審項目的[結案]欄位被勾取，則只有具有管理員權限的用戶才能修改。
步驟
打開送審資料表，具有編輯權限用戶可看到[編輯]按鈕，按下後可打開送審記錄編輯表單。
提示：將此送審記錄單獨開啟於新分頁中將可加快系統處理速度。
c. 刪除送審記錄(僅限送審為草稿狀態記錄)
考量事項
- 當送審記錄為草稿狀態時才可由記錄建立者或管理員刪除。
- 系統無法刪除非草稿(正式)記錄。若某送審記錄已失效，則可勾選[取消]已表示此記錄不再使用。
步驟
打開送審資料表，按下右上角的[刪除]按鈕。
提示：記錄刪除後無法復原。
C. 送審項目版次-送審人頁面
說明
送審人頁面包含該廠商承攬標段內的所有送審項目，並可供用戶新增記錄提交給PM或各式負責人員。建立記錄時，應依序建立送審版次記錄，讓用戶日後方便查找及追蹤進度。
功能介紹
a. 新增送審版次記錄
b. 編輯送審版次記錄
c. 刪除送審版次記錄(僅限版次尚未正式提交時)
a. 新增送審版次記錄
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限才可新增送審版次記錄。
- 新增版次記錄前，需確認送審項目記錄已建立並且無勾選結案或取消核取框。
步驟1 打開送審版次新增表單
步驟2 填寫表單基本資訊
步驟3 建立送審版次記錄
步驟1 打開送審版次新增表單
如圖所示，展開[工程文件]功能表，點選[+新增送審項目版次-送審人頁面]。
並於下拉框選單中選擇欲送審的項目名稱後按下[新增]按鈕，系統會跳出版次表單供用戶進行編輯。
步驟2 填寫表單基本資訊
按下表單右側[編輯]按鈕，可打開送審項目版次編輯表單。
提示：表單上半部為系統自動帶入的送審項目資料表，下半部為版次資料表。
以下為欄位說明：
[版次]：草稿狀態時系統會生成臨時版次編號，一旦正式提交後便依專案設定轉為正式版次編號。
[作者版次]：當送審人對該版次有自行編號時，可將編號填寫於此。
[版次日期]：填寫該版次日期。用戶可手動填寫或按下右方日曆圖示點選日期。
[需要日期]：填寫該版次需要日期。用戶可手動填寫或按下右方日曆圖示點選日期。
[提送人]：系統預設為記錄建立者，用戶也可從下拉選單中選擇該標段承攬公司的其餘人員。
[版次內容]：填寫該版次內容，並將送審附件上傳於此。內容編輯器使用方式請參照[共同基本操作]。
傳遞人員子表單
用戶應在此表單中勾選專案訂定的聯繫窗口，至少需勾選一名人員。
提示：用戶可直接在下拉選單內輸入人員關鍵字，並一次選擇多位人員，加速選擇時間。
若要取消所選聯絡人，可按下該人員左側的紅色叉叉按鈕刪除此人員。
步驟3 建立送審版次記錄
若資料尚未填寫完畢，可按下表單最下方[存為草稿]，於之後繼續編輯。待表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[提交]按鈕建立送審版次記錄，此時系統會傳送自動通知郵件至送審人及傳遞人員的電子信箱。
提示：資料經提交確認後即不可再修改，如需修改請聯繫PM人員進行退回。
b.編輯送審版次記錄
考量事項
- 送審版次記錄於送審人頁面只有在記錄尚未提交或被PM人員退回時才可進行編輯。
- 記錄正式提交後即不可修改，如需修改請聯繫PM人員進行退回。
步驟
打開送審表格，按下[編輯]按鈕後可打開編輯表單。
提示：將此版次記錄單獨開起於新分頁中將可加快系統處理速度。
c. 刪除送審版次記錄(僅限版次尚未正式提交時)
考量事項
- 當送審版次記錄尚未正式提交時才可由記錄建立者或管理員刪除。
- 系統無法刪除已提交的版次記錄。若某版次記錄已失效，則須在[送審項目版次- PM頁面]勾選[取消]以表示此記錄不再使用。
步驟
打開送審表格，按下右上角的[刪除]按鈕。
提示：記錄刪除後無法復原。
D. 送審項目版次- PM頁面
說明
PM頁面可供PM人員編輯表單、退回送審版次內容或回覆給送審人及審查人、選擇傳遞人員及填寫最終審查意見。同時系統會依據需要日期，在資料網格的記錄左側顯示不同顏色的色塊提醒用戶追蹤記錄，也能從專案儀表板中顯示負責的送審項目進度，用戶可按下連結直接進入頁面編輯。
功能介紹
a. 開啟及編輯版次記錄
a. 開啟及編輯版次記錄
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限並存在於此筆記錄的傳遞人員名單或負責人員欄位中才可編輯版次記錄。
- PM人員進入編輯頁面時，為維護資料正確性，只能對特定欄位進行編輯。
步驟1 開啟送審版次記錄
步驟2 編輯送審版次記錄
步驟1 開啟送審版次記錄
按下自動通知郵件底部的[PM頁面連結網址]，登入系統後可直接打開此筆記錄。
步驟2 編輯送審版次記錄
按下[編輯]按鈕後可打開送審項目版次編輯表單。
送審項目資料表
[項目結案? ]：勾選此框後，該送審項目記錄僅能由具有管理員權限之使用者修改，即使具有操作員權限的使用者仍無法修改已結案的記錄。
[*負責人員]：選取此筆送審項目的負責人員，負責後續記錄追蹤作業。
提示：該下拉框選單中顯示的人員名單為在此頁面具管理員以上權限的用戶。
送審項目版次編輯表單
[*判定]：於下拉選單中選擇對此版次的判定結果。
[此版次取消? ]：勾選表示版次記錄無效，不應再使用。被取消的記錄在資料網格內會以淺灰色並有刪除線樣式呈現。
[此版次結案? ]：勾選此框後，該筆送審版次記錄僅能由具有管理員權限之使用者修改，即使具有操作員權限的使用者仍無法修改已結案的記錄。
[退回理由]：當送審人所提送的內容有誤或送審人申請修正時，PM人員可將該筆記錄退回給送審人，並於此欄位填寫退回原因。填寫完畢後按下表單下方[退回送審人]按鈕，系統將發送自動通知信件給送審人通知重新編輯記錄。
提示：被退回的版次會在內容欄位下方顯示退回歷程。
[*審查意見]：收到審查人的意見回覆後，PM人員可從此選出審查意見，統整後於此欄位填寫該版次的最終審查意見。
[版次附註]：若此版次記錄有部分資訊尚待補正，可於此註記。
[版次備註]：與此版次記錄相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。
傳遞人員子表單
PM人員可新增、刪除及設定傳遞人員屬性，並可透過子表單上方按鈕快速完成設定。
[移除全部送審公司人員]：在記錄被PM正式回覆前，送審人不應接收到審查人的意見通知。PM人員可按下此按鈕來移除傳遞欄位中所有送審人的公司成員。
[移除選擇人員]：使用者可勾選傳遞欄位裡人員名稱左側的核取框，再按下此按鈕以移除傳遞人員。也可以直接按下人員名稱左側的紅色叉叉圖示移除個別人員。
提示：系統無法移除以填寫回覆的傳遞人員。
[指定回應期限]：按下此按鈕可打開對話框批次設定傳遞人員的回覆截止日期。
新增聯絡人：請參照[C-a. 新增送審記錄]
提示：PM人員新增傳遞欄位聯絡人時須利用[撰寫郵件]功能通知人員進行意見回覆。
編輯聯絡人：按下傳遞人員左側的鉛筆圖示以打開送審件審查人記錄編輯表單。
[回覆截止日期]：填寫該審查人的回覆截止日期。用戶可手動填寫或按下右測日曆圖示點選日期。
[退回理由]：審查人意見有誤或申請修正時，PM人員可將該回覆退回給審查人，並於此欄位填寫退回原因。填寫完畢後按下表單下方[退回審查人]按鈕，系統將發送自動通知信件給審查人通知重新編輯回覆。
[備註]：與此審查人相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。
若表單資料尚未填寫完畢，可按下下方[更新]按鈕儲存現有資料，待填寫完正式意見後，可按下[回覆]按鈕，發送自動通知信件至送審人、負責人員及傳遞人員的電子信箱，完成此送審版次記錄。
E.送審項目版次-審查人頁面
說明
審查人頁面顯示所有在傳遞欄位有包含與該用戶同公司人員的送審版次記錄，可供用戶進行意見回覆或瀏覽相關記錄。正式提交的意見不可再修改，如需修正應聯絡負責人員進行退回，同時系統會依據需要日期，在記錄左側顯示不同顏色的色塊提醒用戶填寫回覆，也能從專案儀表板中顯示等待回覆的送審筆數，用戶可點選連結直接進入頁面編輯。
功能介紹
a. 填寫審查意見
b. 編輯審查意見
a. 填寫審查意見
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限並存在於此筆記錄的傳遞人員名單上才可填寫審查意見。
步驟
按下自動通知郵件底部的[審查人頁面連結網址]，登入系統後可直接打開此筆記錄。
[*判定]：於下拉選單中選擇對此版次的判定結果。
[審查意見]：填寫對此版次內容的審查意見，並可於此插入多筆檔案及圖片，內容編輯器使用方式請參照[共同基本操作]。
[備註]：與此聯絡人員相關的資訊，若系統無相對應欄位，可填寫於此。
若表單資料尚未填寫完畢，可按下下方[存為草稿]按鈕供日後繼續編輯。待填寫完意見回覆後，可按下[提交]按鈕，系統發送自動通知信件至傳遞人員及負責人員的電子信箱，且無法再編輯此回覆。
b.編輯審查意見
考量事項
- 送審版次記錄於審查人頁面時只有在草稿狀態或回覆被PM人員退回時才可進行編輯，如需修改已提交的回覆，請聯繫負責人員進行退回。
步驟
打開送審表格，移至版次表單下方的傳遞欄位，點選使用者姓名左側的鉛筆圖示，可打開送審版次回覆人記錄編輯表單。
提示：被退回的回覆在表單下方會顯示退回歷程。
更新日期 : 2019/08/29
