啟登國際 | Bravo International

收發文

說明
收發文模組包含所有發出的信件及函文，若有從外單位所接收的信件也能存放於此做記錄。同時系統會依用戶的權限及身分顯示與該用戶相關的文件記錄，讓使用者能在模組中迅速且準確的查找所需收發文件，無需再從電子信箱中翻找郵件。

功能介紹

A.新增收發文類型
B.新增收發文
C.製作收發文Word範本
D.發送收發文
E.編輯收發文
F.刪除收發文 (僅限草稿狀態記錄)
G.搜尋收發文
H.收發文記錄-收件人頁面

A.新增收發文類型

考量事項

新增收發文記錄前，需先至屬性設置建立收發文類型。若所需類型已建立，可直接至[收發文]中建立記錄。
用戶必須具備操作員以上權限才可新增收發文類型。
當該收發文類型已有建立收發文記錄時，則無法刪除，系統只能刪除尚未建立記錄的收發文類型。

步驟
如圖所示，展開溝通功能表，移至[收發文屬性設置]並點選[收發文類型]。

確認欲新增的收發文類型尚未存在系統中後，按下左上方[+新增記錄]按鈕，打開表單填寫以下資訊。

(欄位名稱前有*者在新增記錄後便無法修改)。
[使用公司]：系統預設為記錄建立者所屬公司，用戶也可至下拉選單中更改為其他公司。
提示：只有所屬此間使用公司中的人員可以新增或編輯該收發文類型，非此公司的人員則無法使用該收發文類型。
[收發文類型代碼]：填寫該收發文類型代碼，使用系統自動編號時會將此代碼放入編號中，並在下方選擇該類型應為收文或發文記錄。
例如：發包作業傳遞備忘錄(Tender Transmittal Memorandum)，可將收發文類型代碼設為TTM。
[收發文類型標題/Correspondence Type Title]：填寫該收發文類型全稱，系統提供雙語欄位，可兩者都填，或則一填寫。
[分隔字符1]：填寫系統自動編號時的分隔字符，使用者可填寫任意符號或是文字。
[流水號位數]：選擇系統自動編號所生成的流水號位數，用戶可依該類型記錄筆數自行預估所需位數。
[分隔字符2]：填寫系統自動編號時的分隔字符，使用者可填寫任意符號或是文字。
[編碼後綴字符]：放置於流水號位數後的固定字符。
[編碼模式]：選擇該類型流水編碼的起始時間。
[紀年格式]：選擇紀年表示方式，例如：民國、西元。
[文函日期格式]：在下拉選單中選擇日期及星期的顯示方式。
提示：用戶可隨時利用[格式預覽]按鈕檢核目前編碼方式，並再依需求進行調整。
[收發文類型說明]：可於此填寫該類型介紹、使用時機等內容。
[備註]：與此收發文類型相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。

表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[新增]按鈕建立記錄。成功新增記錄後，再次打開編輯表單，則可看見新增Word範本欄位。
[上傳Word範本]：使用者可提供公司現有收發文類型的Word範本格式，並填寫欲放入的欄位資訊，以供Bravo Support小組協助製作此類型的Word範本並上傳。

B.新增收發文

考量事項

用戶必須具備操作員以上權限才可新增收發文記錄。
建立收發文記錄前須先確認該收發文類型是否已經存在系統中，如需新增收發文類型，可參照[A.新增收發文類型]。

步驟一 打開[收發文記錄新增表單]
步驟二 填寫收發文基本資訊
步驟三 建立收發文記錄

步驟一 打開[收發文記錄新增表單]
如圖所示，展開溝通功能表，點選[+新增收發文]。

步驟二 填寫收發文基本資訊

以下為欄位說明：
必填欄位 (欄位名稱前有*者為必填欄位)
[收發文類型]：在下拉選單中選取該筆收發文所屬類型。選單只會顯示建立者所屬公司可使用的收發文類型，若類型尚未建立，請參照[A.新增收發文類型]。
[收發文號]：系統依照收發文類型的編碼設定進行自動編號。
提示：當記錄為草稿狀態時，系統會生成收發文草稿編號。待用戶按下[新增]按鈕，便會轉為正式收發文編號。
[文件日期]：系統會自動帶入建立記錄當天日期，用戶也可自行輸入日期，或按下右側日曆圖示點選日期。
[主旨/Subject ]：填寫收發文主旨，並提供雙語欄位，可兩者都填，或則一填寫。
[發文者]：於下拉選單中選擇該記錄的發文者。
[傳遞人員子表單]
用戶應在此表單選擇該筆收發文記錄應發送的專案人員。

按下左上方[+新增聯絡人]，使用者應在下拉框選單中勾選該記錄的傳遞人員，並選擇為受文者、副本抄送或是內部傳遞，勾選完按下[新增]按鈕。
提示：用戶可直接在下拉框選單內輸入人員關鍵字，並一次選擇多位人員，加速選擇時間。

非必填欄位
[對方文號]：當填寫從外單位接收的文件記錄時，可於此註記對方的文件編號。
[收件日期]：填寫收文日期，可自行填寫或按下右側日曆圖示點選日期。
[內容(說明) ]：填寫該筆收發文內容，並可於編輯器內插入多筆檔案與圖片，多功能編輯器操作說明請參照[共同基本操作]。
[回覆期限]：填寫該記錄的回覆期限，可手動填寫或按下右方日曆圖示點選日期。
[備註]：與此收發文相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。

勾選框欄位
[急件? ]：勾選表示該記錄為急件，需盡速查閱。
[重要? ]：勾選表示該記錄為重要文件。
[機密? ]：勾選此框後，該筆記錄只能被傳遞欄位名單上的人員所檢視，若人員不在傳遞欄位名單上，則無法看見此筆記錄。
[草稿狀態? ]：新增收發文記錄時，系統預設勾選此框，在記錄建立後，用戶仍可刪除草稿記錄。當取消勾選此核取框時，系統詢問您是否確定要將該筆資料轉為正式記錄，以後無法刪除。
提示：資料網格預設將草稿狀態的記錄置於最前面。
[需要回覆? ]：勾選表示傳遞欄位人員需對該記錄回覆相關意見。
[取消? ]：勾選表示此記錄無效，不應再使用。被取消的收發文記錄在資料網格內會以淺灰色並有刪除線樣式呈現。
[結案? ]：勾選此框後，該筆收發文記錄僅能由具有管理員權限之使用者修改，即使具有操作員權限的使用者仍無法修改已結案的記錄。

下拉框選單
[負責人員]：選取此筆收發文記錄的負責人員，負責後續記錄維護作業。
提示：該下拉框選單中顯示的人員名單為在此頁面具操作員以上權限的用戶。
[文件準備者]：選取該記錄的文件準備人員。
[狀況]：用戶可需先至[收發文屬性]新增收發文狀況，並於下拉選單中選擇符合該收發文目前的狀況。
例如：發文待回覆、收文閱畢歸檔等。
[檔案索引號] / [類別] / [群組] / [議題]：系統提供多種不同的分類欄位，使用者可依該專案特性或習慣使用。
[標段]：選擇該記錄所屬標段。

最終附件
當以上資訊填寫完畢後，可先建立記錄並利用系統自動生成此筆記錄的Word文件，並進行文件簽核等作業，並將最終的Word及PDF檔案上傳至最終附件欄位。

步驟三 建立收發文記錄
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[新增]按鈕建立記錄。成功建立記錄後，系統會自動打開剛才新增的收發文表單，讓用戶檢視或修改。

C.製作收發文Word範本

考量事項