投標邀請作業
說明利用收發文、設計文件包及投標邀請模組，達成線上邀標目的。
A. 新增邀標廠商的公司及聯絡人記錄
B. 啟用系統使用者及權限設定
C. 新增投標邀請記錄
D. 新增附件檔案記錄並取得連結
E. 建立投標邀請函
F. 發送投標邀請函至邀標廠商
G. 確認邀標廠商已下載投標邀請函
A. 建立邀標廠商的公司及聯絡人記錄
步驟1 新增公司
步驟2 新增聯絡人
步驟3 新增專案名錄
步驟4 新增專案聯絡人
若已經有公司記錄，可省略步驟1
若已經有聯絡人記錄，可省略步驟2
步驟1 新增公司
請參照[公司名錄 A.新增公司]。
步驟2 新增聯絡人
請參照[聯絡人名錄 A.新增聯絡人]。
步驟3 新增專案名錄
展開[溝通]功能表，移至[通訊錄]並點選[+新增專案名錄]。
步驟4 新增專案聯絡人
展開[溝通]功能表，移至[通訊錄]並點選[+新增專案聯絡人]。
B. 新增系統使用者及權限設定
步驟1 新增系統使用者
步驟2 啟用專案帳號
步驟3 設定使用者權限
步驟1 新增系統使用者
展開[系統管理]功能表，點選[系統使用者]。
步驟2 啟用專案帳號
展開[溝通]功能表，移至[通訊錄]並點選[專案聯絡人名錄]。
步驟3 設定使用者權限
展開[系統管理]功能表，點選[權限表]。
C. 建立投標邀請記錄
考量事項
- 新增投標邀請記錄前，需確認該標段記錄已建立。若尚未建立該標段記錄，應先於[標段/合約]模組裡新增標段記錄。
步驟：
展開[發包]功能表，點選[投標邀請]。
D. 建立附件檔案記錄並取得連結
說明
投標邀請函中有附件檔案時，可使用[設計文件包]或是[專案檔案傳送記錄]模組中既有的檔案，若無則新增。並在邀請函對應的收發文記錄中建立相關檔案的超連結，供邀標廠商下載檔案。
步驟1 新增設計文件包或專案檔案傳送記錄
步驟2 取得檔案連結
步驟1 新增設計文件包或專案檔案傳送記錄
展開[設計]功能表，點選[+新增設計文件包－發件人頁面]或是[+新增設計文件包－PM頁面]。
完成表單資料填寫後，按下[新增]按鈕建立記錄。
步驟2 取得檔案連結
打開剛才新增的設計文件包或專案檔案傳送記錄表單，對[內容 ( 說明 )]裡上傳的檔案按下滑鼠右鍵，選擇「複製連結網址」，並可將此檔案連結先貼至記事本保存。
E. 建立投標邀請函
步驟1 新增投標邀請記錄
步驟2 製作投標邀請函
步驟1 新增投標邀請記錄
展開[溝通]功能表，移至[收發文]並點選[+新增收發文]。
在內容插入相關檔案時，需先選取要做為超連結的文字，按下編輯器頂部的Hyperlink Manager，在URL欄位貼上先前於設計文件包取得的連結，並於Target選擇New Window，按下OK後文字轉為藍色並有底線代表超連結新增成功。
提示：將檔案上傳至設計文件包，再利用插入超連結的方式放入多筆收發文記錄內容裡，可節省重複上傳相同檔案作業，並節省系統空間。
步驟2 製作投標邀請函
打開投標邀請表單，按下左方[製作發文Word文件]按鈕，系統可自動將表單資訊帶進事先定義的Word範本，產生投標邀請函Word文件讓使用者下載。依需要編輯Word檔內容，插入簽名後製作PDF，再上傳為此邀標函記錄正式PDF檔案，供投標廠商下載正式文件。
F. 發送投標邀請函至邀標廠商
步驟：
展開需寄送的投標邀請記錄，按下左上方[撰寫郵件]按鈕，打開新郵件視窗。
在郵件內容欄位需告知邀標廠商聯絡人的系統帳號密碼，或自行填寫相關內容。
提示：由於邀標廠商聯絡人只在[收發文－收件人頁面]具有唯讀權限，其餘頁面皆禁止訪問，因此在郵件下方可只保留[收發文－收件人頁面網址]連結。
透過系統發送的郵件如下圖所示：
G. 確認邀標廠商已下載投標邀請函
步驟：
展開[收發文]中的投標邀請記錄，按下右上方[資料處理記錄]按鈕。
提示：[資料處理記錄]對話框內只會顯示最終PDF及Word檔案的下載記錄。若是在[內容 (說明 )]欄位裡利用超連結下載檔案，則不會顯示記錄在此對話框中。
更新日期 ：2019/05/23
