專案名錄
說明
專案名錄包含此專案所有往來公司及聯絡人的完整資訊。使用者應先在公司名錄建立公司記錄，再將該公司匯入所參與的專案中，以節省重複建立記錄的時間，並確保資訊一致。
功能介紹
A. 新增專案名錄
B. 編輯專案名錄
C. 刪除專案名錄 (僅限草稿狀態記錄)
D. 搜尋專案名錄
E. 製作專案名錄
F. 分享專案名錄資訊
G. 新增專案聯絡人
H. 編輯專案聯絡人
I. 刪除專案聯絡人 (僅限草稿狀態記錄)
A. 新增專案名錄
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限才可新增專案名錄
- 新增專案名錄前，需先確認該公司已存在於[公司名錄]中，若無則請參照[公司名錄 A.新增公司]。
步驟1 選擇欲新增至專案的公司
步驟2 編輯專案名錄基本資訊
步驟3 建立專案名錄
步驟1 選擇欲新增至專案的公司
如圖所示，展開溝通功能表，點選[+新增專案名錄]。
用戶可一次選擇多間公司，選擇完畢後按下[新增公司]按鈕。
步驟2 編輯專案名錄基本資訊
系統會將新增的公司存為草稿狀態，並帶入公司基本資訊，供用戶進行編輯及確認。
打開公司資料表，按下[編輯專案名錄]按鈕打開專案辦公室記錄編輯表單。
提示：[排序號]會影響該公司在資料網格及日後下拉框選單的公司顯示順序，用戶可依專案角色填寫自訂排序。
步驟3 建立專案名錄
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[更新專案名錄]按鈕更新公司記錄。成功更新記錄後，系統會自動打開剛才新增的公司表單，讓用戶檢視或修改。
B. 編輯專案名錄
考量事項
- 公司資料僅能由該專案名錄的建立者或具有管理員權限的用戶修改。
- 若專案名錄的[記錄鎖定]欄位被勾取，則只有具有管理員權限的用戶才能修改。
步驟：
打開專案辦公室記錄表，具有編輯權限用戶可看到[編輯專案名錄]按鈕，按下後可打開辦公室記錄編輯表單。
提示：將此公司記錄單獨開啟於新分頁中將可加快系統處理速度。
C. 刪除專案名錄 (僅限草稿狀態記錄)
考量事項
- 當專案名錄為草稿狀態時才可由記錄建立者或管理員刪除。
- 系統無法刪除非草稿 (正式)記錄。若某專案名錄已失效，則可勾選[取消]以表示此記錄不再使用。
步驟：
打開專案辦公室記錄表，按下右上角的[刪除]按鈕。
系統會跳出確認對話框，按下OK後系統立即刪除記錄，按下Cancel則取消刪除動作。
D. 搜尋專案名錄
考量事項
- 若用戶權限為[禁止進入]，該使用者進入[專案名錄]頁面時，只能看見自己的公司。
- 可在資料網格快速搜尋列輸入各欄位查詢值，或是由全功能篩選器對專案辦公室記錄表上所有欄位搜尋。
步驟：
請參照[共同基本操作]。
E. 製作專案名錄
說明
- 參考下述可製作專案名錄，顯示公司及聯絡人。可依需要調整欄位順序及寬度。
步驟：
請參照[共同基本操作]。
F. 分享公司資訊
說明
- 利用[撰寫郵件]功能，可將專案名錄連結以電子郵件傳送給其他使用者。
步驟：
請參照[共同基本操作]。
G. 新增專案聯絡人
考量事項
- 用戶必須在[專案名錄聯絡人]頁面具備操作員權限才可新增記錄。
- 專案名錄處於草稿狀態時，無法新增專案聯絡人。
- 新增專案聯絡人前，需先確認該人員已存在於[聯絡人名錄]中，若無則請參照[聯絡人名錄 A.新增聯絡人]。
步驟1 選擇欲新增至專案名錄的聯絡人
步驟2 編輯聯絡人基本資訊
步驟3 建立專案聯絡人名錄
步驟1 選擇欲新增至專案名錄的聯絡人
打開專案辦公室記錄表，按下左側[專案聯絡人]按鈕移至下方專案聯絡人表單，並按下表單內左上方的[+新增專案聯絡人]按鈕。
用戶可一次選擇多位人員，選擇完畢後按下[新增專案聯絡人]按鈕。
步驟2 填寫聯絡人基本資訊
系統會將新增的專案聯絡人存為草稿狀態，並帶入聯絡人基本資訊，供用戶進行編輯及確認。
按下專案聯絡人左側的鉛筆圖示，或是打開專案聯絡人資料表，按下[編輯專案聯絡人]按鈕，打開專案聯絡人記錄編輯表單。
提示：[排序號]會影響該專案聯絡人在資料網格及日後下拉框選單的聯絡人顯示順序，用戶可依專案職位填寫自訂排序。
步驟3 建立專案聯絡人名錄
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[更新聯絡人記錄]按鈕更新記錄。
H. 編輯專案聯絡人
考量事項
- 專案聯絡人資料僅能由記錄的建立者及具有管理員權限的用戶修改。
- 若專案聯絡人的[記錄鎖定]欄位被勾取，則只有具有管理員權限的用戶才能修改。
步驟：
打開專案辦公室記錄表，按下左側[專案聯絡人]按鈕移至下方專案聯絡人表單，具有編輯權限用戶可按下專案聯絡人記錄左側的鉛筆圖示，或是打開專案聯絡人資料表，按下[編輯專案聯絡人]按鈕。
I. 刪除專案聯絡人 (僅限草稿狀態記錄)
考量事項
- 當專案聯絡人記錄為草稿狀態時才可由記錄建立者或管理員刪除。
- 系統無法刪除非草稿 (正式)記錄。若某專案聯絡人記錄已失效，則可勾選[取消]以表示此記錄不再使用。
步驟：
打開專案辦公室記錄表並移至下方專案聯絡人表單，按下欲刪除的專案聯絡人記錄左側紅色叉叉圖示。
提示：記錄刪除後無法復原。
更新日期 : 2019/06/19
