會議
說明
會議模組包含專案裡的各項會議記錄，用戶可自行定義不同會議系列，並透過複製會議功能，將前次會議基本資訊及未結案的會議項目一併帶至新會議中，除了能節省重複建立記錄的時間，也更方便用戶對會議項目進行追蹤。
會議模組手冊
A.新增會議系列
B.新增會議
C.編輯會議
D.刪除會議
E.新增會議項目
F.編輯會議項目
G.刪除會議項目
H.製作會議PDF文件或會議簽到表
I.搜尋會議及會議項目
J.分享會議資訊
A.新增會議系列
考量事項
- 新增會議記錄前，需先至屬性設置建立會議系列。若所需系列已建立，可直接至[會議與會議記錄]中建立記錄。
- 用戶必須具備操作員以上權限才可新增會議系列。
- 當該會議系列已有建立會議記錄時，則無法刪除，系統只能刪除尚未建立記錄的會議系列。
步驟
如圖所示，展開溝通功能表，移至[會議屬性設置]並點選[會議系列]。
[使用公司]：除管理員外，用戶只能建立自己公司的會議系列。管理員可為其他公司建立會議系列。
提示：只有所屬此間使用公司中的人員可以新增或編輯該會議系列，非此公司的人員則無法使用該會議系列。
[會議系列代碼]：填寫該會議系列代碼，使用系統自動編號時會將此代碼放入編號中。
[會議系列標題/Meeting Series Title]：填寫該會議系列完整名稱，系統提供雙語欄位，可兩者都填，或則一填寫。
[機密]：勾選此框後，該系列中的所有會議都只有會議參與人能瀏覽。若人員不在參與名單上，則無法看見此筆會議記錄。
[分隔字符1]：填寫系統自動編號時的分隔字符，使用者可填寫任意符號或是文字。
[流水號位數]：選擇系統自動編號所生成的流水號位數，用戶可依該系列記錄筆數自行預估所需位數。
[分隔字符2]：填寫系統自動編號時的分隔字符，使用者可填寫任意符號或是文字。
[編碼後綴字符]：放置於流水號位數後的固定字符。
[編碼模式]：選擇是由系統自動編號，或是用戶手動輸入編號。
[會議群組]/ [會議類型]：系統提供兩種不同的分類欄位，使用者可依該專案特性或習慣使用。
提示：當下拉選單中未出現所需群組或類型時，應先至[會議屬性設置]內建立記錄。
[備註]：與此會議系列相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[新增]按鈕建立記錄。
B.新增會議
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限才可新增會議記錄。
- 用戶必須為會議記錄的建立者、會議主持人、會議組織人、會議記錄製作或頁面管理員才可複製會議。
- 建立會議記錄前須先確認該會議系列是否已經存在系統中，如需新增會議系列，可參照[A.新增會議系列]。
- 若該會議系列內已有會議記錄，需使用[複製會議]功能來新增會議記錄。
建立會議記錄前，請先確認該會議系列是否已有會議記錄。
a.該會議系列尚未建立會議記錄
b.該會議系列已有會議記錄
a.該會議系列尚未建立會議記錄
步驟一 打開[會議記錄新增表單]
步驟二 填寫會議基本資訊
步驟三 建立會議記錄
步驟一 打開[會議記錄新增表單]
如圖所示，展開溝通功能表，點選[會議與會議記錄]。
步驟二 填寫會議基本資訊
以下為欄位說明：
必填欄位(欄位名稱前有*者為必填欄位)
[會議系列]：在下拉選單中選擇該會議記錄所屬系列。
提示：下拉框裡只會顯示建立者所屬公司裡尚未建立會議記錄且採系統自動編號的會議系列，或是手動編號的會議系列。
[會議編號]：系統會依該會議系列的設定產生自動編號，用戶也能自行輸入會議編號。
[開始時間]：系統預設為建立記錄當天，用戶也能依實際會議時間手動填寫或按下右方日曆及時鐘圖示選擇時間。
[目的\Purpose]：輸入會議主旨，並提供雙語欄位，可兩者都填，或則一填寫。
[會議主持人]：於下拉選單內選擇此次會議的主持人，日後此人員也有編輯該會議的權限。
[會議記錄製作]：於下拉選單內選擇此次的會議記錄人員，日後此人員也有編輯該會議的權限。
非必填欄位
[結束時間]：系統預設為建立記錄當天，用戶也能依實際會議時間手動填寫或按下右方日曆及時鐘圖示選擇時間。
[下次會議時間]：自行填寫下次預定會議時間。
[取消?]：勾選表示此記錄無效，不應再使用。被取消的會議記錄在資料網格內會以淺灰色並有刪除線樣式呈現。
[草稿?]：新增會議記錄時，系統預設勾選此框，草稿狀態的會議記錄可供各會議項目的建立者及負責人員進行編輯作業，建議待會議項目皆完成編輯後再取消勾選此核取框。若將此會議建立成正式記錄後仍想供人員編輯會議項目，可開啟會議編輯表單並重新勾選此核取框，但此時的草稿記錄無法再進行刪除。
[會議場所]：於下拉選單中選擇該會議的場所，若選單內無所需資訊，應先至[會議屬性設置]內新增記錄。
[議題]\[類別]：系統提供多種不同的分類欄位，使用者可依該會議特性或習慣使用。
[會議組織人]：於下拉選單中選擇此次會議組織人員，日後此人員也有編輯該會議的權限。
[會議記錄共同作者]：於下拉選單內選擇此次的會議共同記錄人員，日後此人員也有編輯該會議的權限。
[預定參與者]：
提示：用戶可直接在下拉框選單內輸入人員關鍵字，並一次選擇多位人員，加速選擇時間。
[會議前說明]：填寫會議通知或會議說明，並可在編輯器裡插入多筆檔案及圖片，多功能編輯器操作說明請參照[共同基本操作]。
[備註]：與此會議相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。
[正式會議記錄]：當此次會議項目都更新完畢後，可將該會議記錄製作成PDF文件或ZIP壓縮檔，並依檔案格式上傳至此欄位。上傳成功後會在資料網格的該筆會議記錄左側出現檔案圖示，用戶可直接按下圖示下載檔案。
步驟三 建立會議記錄
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[新增]按鈕建立記錄。
b.該會議系列已有會議記錄
說明
若自動編號的會議系列於系統中已有會議記錄，則需使用複製會議方式來建立新的會議記錄，系統會將前次會議的表單資訊及未結案的會議項目帶入複製的會議中，並存為草稿狀態，供日後進行討論。
步驟一 開啟前次會議表單
步驟二 複製前次會議
步驟三 建立會議記錄
步驟一 開啟前次會議表單
進入會議模組打開此會議系列的前一次會議表單，並確認已存為正式記錄，且會議項目內無草稿狀態的記錄。
步驟二 複製前次會議
按下表單右上方的[複製會議]按鈕，系統會跳出提示框確認是否複製該會議記錄。
欄位說明請參照[a.該會議系列尚未建立會議記錄]。
提示：[會議編號]及[目的]欄位在複製會議時會自動填寫(copy)，用戶應自行更改至正確編號及目的。
步驟三 建立會議記錄
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[新增]按鈕建立記錄。
C.編輯會議
考量事項
- 會議記錄僅能由該記錄的建立者、會議主持人、會議組織人、會議記錄製作、會議記錄共同製作，或具有管理員權限且為該類型使用公司的用戶修改。
打開會議記錄，具有編輯權限用戶可看到[編輯會議]按鈕，按下後可打開會議記錄編輯表單。
編輯欲修改欄位，完成後按下表單下方[更新會議]按鈕。
提示：將此會議記錄單獨開啟於新分頁中將可加快系統處理速度。
D.刪除會議
考量事項
- 當會議記錄為預設草稿狀態時才可由記錄建立者或管理員刪除，若是日後人員自行勾選的草稿核取框，系統仍無法刪除。
- 系統無法刪除非預設草稿狀態的記錄。若某會議記錄已失效，則可勾選[取消]以表示此記錄不再使用。
打開會議記錄，按下右上角的[刪除]按鈕。
提示：記錄刪除後無法復原。
E.新增會議項目
考量事項
- 用戶必須由該會議記錄的建立者、會議主持人、會議組織人、會議記錄製作、會議記錄共同製作，或具有管理員權限的用戶才可新增會議項目。
- 會議項目僅能在會議記錄為草稿狀態時新增。
步驟一 打開[會議項目記錄新增表單]
步驟二 填寫表單基本資訊
步驟三 建立會議項目記錄
步驟一 打開[會議項目記錄新增表單]
打開會議記錄表單，可按下表單左上方的[會議項目]或直接移至表單下方的會議項目表單。
按下會議項目子表單左上方的[+新增會議項目]，打開會議項目記錄新增表單。
步驟二 填寫表單基本資訊
必填欄位 (欄位名稱前有*者為必填欄位)
[項目編號]：輸入該會議項目的編號。建議以標題編號開頭，並搭配會議日期及流水號的方式編碼，以利日後追蹤此項目的起始時間。
例如：1-20190719-001
非必填欄位
[標題?]：勾選表示此記錄為項目標題，應在會議項目內容跟項目編號欄位中輸入標題名稱及標題編號。會以粗體樣式顯示在資料網格上，並會自動複製到下次的會議記錄中。
提示：系統預設標題有[#000自從上次會議迄今已完成或結案項目]及[#001 本次會議討論項目]，用戶可再依會議內容自行定義標題。
[結案?]：勾選此框後，該會議項目會自動排入[#000 自從上次會議迄今已完成或結案項目]標題列後，且不會複製進下次的會議記錄中。
[取消?]：勾選表示此記錄無效，不應再使用。被取消的會議項目在資料網格內會以淺灰色並有刪除線樣式呈現。
[會議項目-草稿狀態?]：新增會議項目時，系統預設勾選此框，在記錄建立後，用戶仍可刪除草稿記錄。當取消勾選此核取框時，系統詢問您是否確定要將該筆資料轉為正式記錄，以後無法刪除。
提示：複製會議時會將未結案的會議項目複製成草稿狀態，提醒用戶於下次會議中再繼續討論。
[到期日]：填寫該會議項目的到期時間，可自行填寫或按下右側日曆圖示點選日期。
[完成日期]：填寫該項目的完成日期，可自行填寫或按下右側日曆圖示點選日期。
[負責人員]：選取此筆會議項目的負責人員，負責填寫辦理情況或後續記錄維護作業。
提示：該下拉框選單中顯示的人員名單為在此頁面具操作員以上權限的用戶。
[執行者]：可於此輸入執行人員的關鍵字，系統會在欄位下方顯示符合該關鍵字的人員供選擇。
[會議項目內容]：填寫該會議項目的討論內容，並可在編輯器中插入多筆檔案及圖片，編輯器操作方式請參照[共同基本操作]。
[辦理情況(決議內容)]：填寫該會議項目的辦理情形或決議內容，編輯器操作方式請參照[共同基本操作]。
[備註]：與此會議項目相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。
步驟三 建立會議項目記錄
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[新增]按鈕建立記錄。
F.編輯會議項目
考量事項
- 用戶必須為該會議項目的建立者、負責人員，或是具有管理員權限的用戶才可編輯會議項目。
打開會議記錄，可按下表單左上方的[會議項目]或直接移至表單下方的會議項目表單，具有編輯權限用戶可在會議項目左側看到鉛筆圖示，按下後可打開會議項目記錄編輯表單。編輯欲修改欄位，完成後按下表單下方[更新會議項目]按鈕。
G.刪除會議項目
考量事項
- 當會議項目為預設草稿狀態時才可由記錄建立者或管理員刪除，若是日後人員自行勾選的草稿核取框，系統仍無法刪除。
- 系統無法刪除非預設草稿狀態的記錄。若某會議項目已失效，則可勾選[取消]以表示此記錄不再使用。
打開會議記錄，可按下表單左上方的[會議項目]或直接移至表單下方的會議項目表單，按下欲刪除會議項目左側的紅色叉叉，系統會跳出確認對話框，按下OK後系統立即刪除記錄，按下Cancel則取消刪除動作。
提示：記錄刪除後無法復原。
H.製作會議PDF文件或會議簽到表
說明
利用[預覽會議記錄]功能，可生成該會議記錄的PDF文件及製作會議簽到表。
步驟
打開會議記錄表單，按下左上方的[預覽會議記錄]按鈕，系統會在新分頁開啟會議記錄。
製作會議簽到表：按下左上方[列印會議出席人簽到表]，系統會自動生成帶有會議基本資訊及參與人員的表單，格式設定請參照[共同基本操作]。
I.搜尋會議及會議項目
考量事項
- 可在資料網格快速搜尋列輸入各欄位查詢值，或是由全功能篩選器對會議表單上所有欄位搜尋。
- 搜尋會議項目時，可開啟會議表單並移至下方的會議項目進行查詢，或直接至[會議項目]頁面進行查詢。
步驟
請參照[共同基本操作]。
J.分享會議資訊
說明
利用[撰寫郵件]功能，可將會議記錄連結以電子郵件傳送給其他使用者。
步驟
請參照[共同基本操作]。
更新日期: 2019/07/29
