設計文件包
說明
設計文件包模組提供設計相關文件上傳、傳送及回覆意見的功能。用戶可依其角色及權限進入發件人、PM及收件人頁面，分別執行上傳文件、傳送文件、回應文件或是管理文件作業。若不需要相關人員提供審查意見，則可使用專案檔案傳送記錄模組上傳及傳送檔案。
功能介紹
A.設計文件包-發件人頁面
B.設計文件包-PM頁面
C.設計文件包-收件人頁面
D.搜尋設計文件包記錄
E.分享設計文件包記錄
A.設計文件包-發件人頁面
說明
發件人頁面中可供用戶新增、編輯及分享記錄。使用者在完成內容編輯後，可使用[撰寫郵件]功能來通知及分享記錄。
功能介紹
a. 新增設計文件包記錄
b. 編輯設計文件包記錄
c. 刪除設計文件包記錄(僅限草稿狀態記錄)
a. 新增設計文件包記錄
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限才可新增設計文件包記錄
步驟一 打開[設計文件包記錄新增表單]
步驟二 填寫設計文件包基本資訊
步驟三 建立設計文件包記錄
步驟一 打開[設計文件包記錄新增表單]
如圖所示，展開設計功能表，點選[+新增設計文件包-發件人頁面]，打開新增表單。
步驟二 填寫設計文件包基本資訊
必填欄位
[設計文件包編號]：填寫該記錄編號。系統無硬性規定格式，使用者可依公司規定使用一致格式。
提示：最終文件的檔案將以此編號做命名。
[設計文件包標題 / Design Document Batch Title]：填寫該記錄標題，系統提供雙語欄位，可兩者都填，或則一填寫。
[發出日期]：系統會自動填寫建立記錄當天日期。
[發件人]：系統會自動帶入建立記錄人員的姓名。在PM頁面可以選擇發件人，為其他專案人員建立記錄。
非必填欄位
[需要日期]：填寫此記錄的需要日期。用戶可自行輸入日期，或按下右側日曆圖示點選日期。
[取消]：勾選表示此記錄無效，不應再使用。被取消的收發文記錄在資料網格內會以淺灰色並有刪除線樣式呈現。
[結案]：勾選此框後，該筆設計文件包記錄僅能由具有管理員權限之使用者修改，即使具有操作員權限的使用者仍無法修改已結案的記錄。
[來源]：填寫此筆記錄來源。
[內容]：填寫該筆記錄內文，並可於此插入多筆檔案及圖片。內容編輯器使用方式請參照[共同基本操作]。
[後續行動]：填寫經統整回覆後的後續行動。
[附註]：與此設計文件包記錄有部分資訊尚待補正，可於此註記。
[備註]：與此設計文件包記錄相關的資訊，若系統無對應欄位可使用，可填寫於此。
[傳遞]：
用戶應在此表單中勾選欲發送記錄的專案聯絡人。與傳遞人員同公司的人員皆可於收件人頁面檢視這筆記錄。
提示：用戶可直接在下拉框選單內輸入人員關鍵字，並一次選擇多位人員，加速處理時間。
當要移除選擇的傳遞人員時，應按下人員左側的紅色叉叉，系統會跳出確認對話框，按下OK後系統立即刪除人員，按下Cancel則取消動作。
下拉框欄位
下拉框選單使用於設計文件包屬性設置，用戶可自行定義下拉框選擇項目
[目的]：選擇該記錄建立目的。
例如：供參考、供審查或供記錄歸檔。
[狀況]：選擇該記錄當前狀況。
例如：審查中、已核准或等待更新。
[類型]\[群組]\[類型]：系統提供三種不同的分類欄位，使用者可依專案特性或習慣使用。
最終文件
上傳電子檔(PDF)：可用選擇或拖拉方式上傳此設計文件包記錄最終整合的PDF檔案，上傳成功後會在資料網格的該筆版次記錄左側出現檔案圖示，用戶可直接按下圖示下載檔案。
上傳電子檔(ZIP)：可用選擇或拖拉方式上傳此設計文件包記錄最終的ZIP檔案，上傳成功後會在資料網格的該筆版次記錄左側出現檔案圖示，用戶可直接按下圖示下載檔案。
步驟三 建立設計文件包記錄
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[提交]按鈕即建立設計文件包記錄，若資料尚未填寫完畢，可先按下[存為草稿]按鈕，日後再進行編輯。當成功新增記錄後，可使用撰寫郵件通知所有傳遞人員，分享此筆記錄。
b.編輯設計文件包記錄
考量事項
- 設計文件包記錄於發件人頁面只有在記錄尚未提交(仍為草稿)時才可編輯編號、標題及內容，以及新增或刪除傳遞人員。若需修改上述內容，可連絡系統管理員於PM頁面協助修改。
步驟
打開設計文件包資料表，按下[編輯]按鈕後可打開設計文件包編輯表單。
提示：將此設計文件包記錄單獨開起於新分頁中將可加快系統處理速度。
c.刪除設計文件包記錄(僅限草稿狀態記錄)
考量事項
- 當設計文件包記錄存為草稿狀態時才可由記錄建立者或管理員刪除。一但按下[提交]按鈕後，記錄即脫離草稿，轉為正式記錄。
- 系統無法刪除正式的設計文件包記錄。若某設計文件包記錄已失效，可於[設計文件包-PM頁面]勾選[取消]已表示此記錄不再使用。
步驟
打開設計文件包資料表，按下右上角的[刪除]按鈕。
提示：記錄刪除後無法復原。
B.設計文件包-PM頁面
說明
以PM頁面新增記錄時，可以選擇發件人，替其他人員建立記錄。 由發件人頁面建立的記錄若有需要修改編號、標題、內容或是新增及刪除傳遞人員時，可請求PM頁面的管理員代為修改。
功能介紹
a.新增設計文件包記錄
b.編輯設計文件包記錄
c.刪除設計文件包記錄(僅限草稿狀態記錄)
a. 新增設計文件包記錄
考量事項
- 用戶必須具備操作員以上權限才可新增設計文件記錄。此頁面權限設置應只允許PM人員進入。
步驟一 打開[設計文件包記錄新增表單]
步驟二 填寫設計文件包基本資訊
步驟三 建立設計文件包記錄
步驟一 打開[設計文件包記錄新增表單]
如圖所示，展開設計功能表，點選[+新增設計文件包-PM頁面]，打開新增表單。
步驟二 填寫設計文件包基本資訊
欄位介紹請參照[A.a 新增設計文件包記錄]。
步驟三 建立設計文件包記錄
表單資料填寫完畢後，按下表單最下方[新增]按鈕即建立設計文件包記錄。
b.編輯設計文件包記錄
考量事項
- 設計文件包記錄於PM頁面僅能由該記錄的建立者、或具有管理員權限的用戶修改。
- 若設計文件包的[結案]欄位被勾取，則只有具有管理員權限的用戶才能修改。
- PM人員應在審查人回覆意見完畢時，統整意見並進入編輯表單填寫記錄後續行動。
步驟
請參照[A.b 編輯設計文件包記錄]。
c.刪除設計文件包記錄(僅限草稿狀態記錄)
考量事項
- 當設計文件包記錄為草稿狀態時才可由記錄建立者或管理員刪除。
- 系統無法刪除已正式的設計文件包記錄。若某設計文件包記錄已失效，則須勾選[取消]已表示此記錄不再使用。
步驟
請參照[A.c 刪除設計文件包記錄]。
C.設計文件包-收件人頁面
說明
收件人頁面內無新增或編輯記錄功能。用戶只會看見傳遞欄位有自己姓名的記錄，並可打開資料表對該記錄回覆意見。
功能介紹
a. 填寫審查人意見
b. 編輯審查人意見
a.填寫審查人意見
考量事項
- 用戶必須具備唯讀以上權限並存在於該記錄的傳遞欄位中才可填寫審查人意見。
步驟
打開設計文件包資料表，移至下方傳遞欄位，點選用戶姓名左側的鉛筆圖示，可打開設計文件包審查人記錄編輯表單。
[意見]：填寫收件人對此設計文件包記錄的意見回覆，並可於此插入多筆檔案及圖片。
[備註]：與此設計文件包記錄相關的資訊，若系統無相對應欄位可使用，可填寫於此。
若表單資料尚未填寫完畢，可按下下方[存為草稿]按鈕供日後繼續編輯。待填寫完意見回覆後，可按下[提交]按鈕，即完成正式回覆。
b.編輯審查人意見
考量事項
- 設計文件包記錄於收件人頁面只有在記錄尚未提交時才可由該收件人進行編輯。
步驟
打開設計文件包資料表，移至下方傳遞欄位，點選用戶姓名左側的鉛筆圖示，可打開設計文件包審查人記錄編輯表單。
編輯欲修改欄位，完成後按下表單下方[提交]按鈕，即完成正式回覆。
D.搜尋設計文件包記錄
考量事項
- 可在資料網格快速搜尋列輸入各欄位查詢值，或是由全功能篩選器對設計文件包上所有欄位搜尋。
步驟
請參照[共同基本操作]。
E.分享設計文件包記錄
說明
利用[撰寫郵件]功能，可將設計文件包記錄連結以電子郵件傳送給其他使用者。
步驟
請參照[共同基本操作]。
更新日期 : 2019/08/20
